Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern

Judul: Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern

Penulis: Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU.

Penerbit: Mandar Maju

ISBN: 978-979-538-474-8

Tahun: Ed. Revisi ketiga, 2018

Halaman: xix + 278 Halaman

Ukuran: 14,5 x 21 cm

Harga: Rp. 75.000 20% Rp. 60.000

Sinopsis:

Daftar Isi:

KATA PENGANTAR | v

KATA PENGANTAR EDISI REVISI | vii

KATA PENGANTAR EDISI REVISI KEDUA | ix

KATA PENGANTAR EDISI REVISI KETIGA | xi

DAFTAR ISI | xiii

DAFTAR GAMBAR | xviii

1. TEKNOLOGI MODERN SEBAGAI SALAH SATU ALAT PENUNJANG KELANCARAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN l 1
2. Alat dan Pentingnya Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Teknologi Modern l 1
3. Perkembangan Teknologi Informasi l 5
4. Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Komputer l 8
5. Merancang Strategi Sistem Informasi l 9

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN l 13
2. Pesatnya Perkembangan Informasi l 13
3. Arti dan Pentingnya Sistem Informasi Manajemen l 18
4. Kebutuhan dan Penggunaan Informasi l 26
5. Merancang Sistem Informasi Manajemen l 26
6. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer l 28

III. ARTI DAN PENTINGNYA ARSIP DOKUMENTASI MUSEUM DAN PERPUSTAKAAN l 30

1. Sejarah Kearsipan l 31
2. Pengertian Arsip l 32
3. Beberapa Istilah dan Pengertiannya l 33
4. Dokumentasi, Museum dan Perpustakaan l 35

1. PERAN ARSIP BAGI SUATU ORGANISASI l 38
2. Kebutuhan dan Penggunaan Informasi l 38
3. Perancangan Sistem Informasi l 41
4. Peranan Arsip l 43
5. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan l 43
6. Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span of Records) l 44
7. Penciptaan Arsip l 45
8. Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip l 45
9. Masalah Dalam Pengelolaan Arsip l 47
10. Upaya untuk Menanggulangi Masalah Kearsipan l 49

1. SARANA PENATAAN ARSIP | 51
2. Indeks | 51
3. Peraturan Mengindeks | 52
4. Mengabjad | 57
5. Lembar Tunjuk Sidang (Cross Reference) | 58
6. Dewey Decimal Classification/Universal Decimal Classification (DDC/UDC | 60
7. Pola Klasifikasi Arsip | 61
8. Kode Arsip | 63

1. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN DAN MENENUKAN KEMBALI ARSIP | 67
2. Pertimbangan Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan Arsip | 67
3. Macam Peralatan dan Perlengkapan Arsip | 68
4. Peralatan Arsip Ditinjau dari Bahan, Mobilitas dan Bentuk Pintunya | 85

VII. MENATA ARSIP ATAU BERKAS | 93

1. Pengertian dan Tujuan Arsip | 93
2. Sistem Penataan Arsip (Filling System) | 94
3. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System | 95
4. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System | 96
5. Sistem Nomor/Numerical Filing System | 98
6. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Geographical Filing System | 100
7. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System | 100
8. Peminjaman Arsip | 101
9. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip (Storage and Retrieval of Records) | 103
10. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip | 104
11. Angka Kecermatan Arsip | 106

VIII. MENGURUS DAN MENGENDALIKAN SURAT | 108

1. Pengertian dan Pembagian Surat | 108
2. Penggunaan Kartu Kendali, Sebagai Pengganti Buku Agenda | 110
3. Pengertian Istilah yang Digunakan | 112
4. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk (Menggunakan Kartu Kendali ) | 112
5. Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar (Menggunakan Kartu Kendali) | 116
6. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Masuk | 118
7. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar | 119
8. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk | 120

1. PENYUSUTAN ARSIP l 127
2. Pengertian dan Tujuan Penyusutan l 127
3. Jadwal/Daftar Retensi Arsip (Retention) l 128
4. Nilai Guna Arsip l 129
5. Penentuan Nilai Guna Arsip l 129
6. Metode Penyusutan l 130
7. Angka Pemakaian Arsip l 131
8. Pelaksanaan Penyusutan l 132

1. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SERTA PENCEGAHAN KERUSAKAN ARSIP l 134
2. Pengamanan Arsip l 134
3. Pemeliharaan Arsip l 135
4. Pencegahan Kerusakan Arsip l 137

1. PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI l 139
2. Tata Kearsipan Otomatis l 139
3. Komputerisasi Arsip l 141

XII.  UPAYA MEMAHAMI DAN MENERAPKAN ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT (ERM), ATAU MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK l 144

1. Arti dan Pentingnya Dokumen Elektronik l 144
2. Manajemen Dokumen Elektronik l 147
3. Kerangka Kerja E-Record Management l 154
4. Siklus Hidup ERM l 155

XIII. PEGAWAI DI BIDANG KEARSIPAN l 161

1. Pentingnya Pembinaan dan Pengembangan Pegawai l 161
2. Faktor Penunjang l 164

XIV. ARSIP DAN PERLENGKAPAN ARSIP | 169

1. Scanner | 169
2. Compact Rolling Shelving | 170
3. Rotary Filing System | 170
4. Letter Tray | 171
5. Safe Keeping Document | 171
6. Filing Cabinet | 172
7. Lemari Arsip | 172
8. Rak Arsip | 173
9. Map Arsip | 174

• Stopmap Folio | 174
• Map Snelhecter | 174
• Folder | 175
• Hanging | 176

10. Ordner | 176
11. Guide | 177
12. Stapler | 177
13. Perforator | 178
14. Alat Sortir | 178
15. Tickler File | 179
16. Cardex (Card Index) Cabinet | 179
17. Label | 180
18. Numerator | 180

 DAFTAR PUSTAKA | 181

LAMPIRAN 1 | 183

LAMPIRAN 2 | 195

LAMPIRAN 3 | 209

DAFTAR RIWAYAT HIDUP | 272